Elektronické podpisovanie cez Signi

Firmy, ktoré chcú zrýchliť a zjednodušiť schvaľovanie a podpisovanie zmlúv, čoraz častejšie siahajú po elektronickom podpise. Jedným z rozšírených nástrojov je služba Signy, ktorú je možné napojiť na firemný ERP systém. V tomto článku si ukážeme, ako tento proces technicky funguje, čo všetko sa dá automatizovať a kde vznikajú špecifické požiadavky podľa typu klienta.

Od šablóny k obálke: Ako vzniká dokument na podpis

Všetko začína pri šablónách zmlúv. Klient si v systéme definuje vzory (napr. obchodné zmluvy, dodávateľské podmienky, objednávky), ktoré sa následne dopĺňajú o konkrétne dáta – mená, sumy, dátum, doba platnosti a pod. Z týchto šablón sa vygeneruje PDF dokument určený na podpísanie.

Následne do procesu vstupuje špeciálny modul pre napojenie na Signy, ktorý je navrhnutý ako univerzálne rozhranie pre ľubovoľné systémy. Tento modul zaisťuje:

• prevod dát zo šablóny do dokumentu,

• vytvorenie tzv. Signy obálky (balíčka dokumentov na podpísanie),

• napojenie na Signy API a odoslanie dokumentu ku klientovi.

Každá implementácia sa prispôsobuje konkrétnemu systému – klient si sám definuje, aké tlačidlo v aplikácii použije, kedy má dôjsť ku generovaniu dokumentu a ako má vyzerať notifikácia pre podpisujúceho.

Čo všetko sa v procese deje

Akonáhle je dokument pripravený:

1. Popoužívateľ v systéme klikne na tlačidlo "Odoslať na podpis".

2. Systém vytvorí z vybraných zmlúv potrebné metadáta (napr. e-maily, názvy, pozície podpisov, počet podpisov na dokument a pod.).

3. Tieto dáta sa zabalia do tzv. obálky a odošlú cez API do služby Signy.

4. Signy vytvoria rozhranie pre podpisujúceho a odošle mu e-mail s výzvou na podpis.

5. Po podpise Signy vracia dokument späť do systému vrátane identifikátora dokumentu, stavu podpísania a ďalších metadát.

Prepojenie a spätná synchronizácia

V systéme klienta (napr. Netcentrum) je napojená logika, ktorá v reálnom čase sleduje stav dokumentu:

• ak je podpísaný, dokument sa stiahne a uloží priamo do entity zmluvy,

• systém rozpozná, či išlo o podpis, schválenie alebo len nahliadnutie,

• všetky akcie sú logované (odoslanie, stav, ID, typ interakcie),

• pri zmene dokumentu dochádza k aktualizácii aj v samotnom CRM/ERP systéme.

Prispôsobenie konkrétnemu klientovi

Proces podpisu je navrhnutý modulárne, ale každá firma má svoje špecifiká:

• U niektorých klientov sa dokumenty generujú hromadne, u iných selektívne.

• V niektorých prípadoch sa notifikácia dopĺňa o vlastné zhrnutie – napr. výška platby, mesačný poplatok alebo trvanie zmluvy.

Výhody tohto riešenia

• Automatizácia a úspora času – nie je potrebné ručne tlačiť, podpisovať, skenovať.

• Spätná synchronizácia – podpísaný dokument je automaticky pripojený späť do systému.

• Flexibilita – každý klient si môže nastaviť vlastný tok procesu (workflow).

• Auditná stopa – všetky akcie sa logujú a dajú sa dohľadať.

Zhrnutie

Modul pre napojenie na Signy predstavuje efektívne riešenie pre digitalizáciu a automatizáciu podpisových procesov. Vďaka univerzálnemu rozhraniu je ľahko nasaditeľný na rôzne typy ERP systémov, pričom konkrétna implementácia sa prispôsobuje potrebám klienta. Výsledkom je rýchlejší, bezpečnejší a prehľadnejší spôsob podpisovania zmlúv – bez papierov a bez zdržania.