Transformácia prevádzky cestovnej kancelárie pomocou inteligentnej automatizácie
Ako cestovná kancelária eliminovala chaos v rezerváciách a vrátila tím k práci s klientmi
0
prípadov prerezervovania
100 %
automatizácia dokumentov
6
modulov v jednom systéme
Důvěřují nám firmy napříč obory
Cestovná kancelária špecializujúca sa na osobný prístup ku klientovi narážala s rastúcim počtom rezervácií na limity manuálnych procesov. Vytvorili sme systém, ktorý pokrýva rezervácie, dokumenty, financie, CRM, projektový manažment aj HR – všetko automatizované a na jednom mieste.
Pozadie projektu
Jak to celé začalo
Cestovná kancelária sa špecializuje na osobný prístup ku klientovi a zabezpečovanie skupinových aj individuálnych zájazdov. Roky fungovali dobre – na skúsenostiach ľudí, vzájomnom dohovore a nástrojoch, ktoré vtedy stačili.
S rastúcim počtom rezervácií a individuálnych požiadaviek sa ale administratíva postupne stávala ťažšou. Interná prevádzka stála na e-mailoch, telefonátoch a tabuľkách — as každou sezónou bolo jasnejšie, že tento spôsob práce má svoje hranice.
V období zvýšeného dopytu sa začali objavovať prvé trhliny: oneskorenie v komunikácii, drobné chyby v rezerváciách, preťažený tím. Firma vedela, že potrebuje zmenu – nie preto, že by zlyhávala, ale preto, že rástla.
Firma potrebovala systém, ktorý jej umožní rásť bez straty kvality zákazníckej starostlivosti.
Výzva
Situace před implementací
Klientske informácie sa nachádzali na rôznych miestach – v e-mailoch, tabuľkách aj v hlavách jednotlivých zamestnancov.
Manuálne procesy nie sú neomylné. Čas, ktorý mohol ísť do práce s klientmi, odchádzal do administrácie.
Riešením bolo vytvoriť systém presne podľa procesov cestovnej kancelárie – nie generické riešenie, ale nástroj, ktorý kopíruje reálnu prevádzku.
Riešenie
Naše řešení na míru
Cieľom bolo vytvoriť systém presne podľa procesov cestovnej kancelárie – nie generické riešenie, ale nástroj kopírujúci reálnu prevádzku firmy.
Rezervácia a správa zájazdov
Centralizovaná správa všetkých dát na jednom mieste. Automatická kontrola kapacity pri každej rezervácii — prerezervovanie je vylúčené. Jasne definované fázy objednávky od prijatia cez schválenie až po zaplatenie. Štruktúrovaný schvaľovací workflow.
Dokumenty a zmluvy
Po schválení rezervácie systém automaticky vygeneruje zmluvu, poistný dokument aj ďalšie podklady vo formáte PDF. Dokumenty odoslané klientovi e-mailom bez ručného zásahu. Centrálne úložisko s verzovaním a schvaľovacími workflows.
Financie a bankovníctvo
Automatické párovanie bankových transakcií s objednávkami. Správa záloh, faktúr, dobropisov a proforma faktúr. Prepojenie s viacerými bankovými účtami, podpora viacerých mien s automatickou konverziou.
CRM, projektový manažment a HR
Pokrytie celého životného cyklu zákazníka. Všetka komunikácia previazaná s kontaktmi a objednávkami. Správa projektov s Gantt chart vizualizáciou. Evidencia zamestnancov vrátane dovoleniek a schvaľovacích workflows.
Integrácia a prepojenie
Napojenie na bankové služby, overovanie kontaktných dát z externých zdrojov, webhooky na prepojenie s ďalšími nástrojmi a znalostnej bázy pre interné procesy.
Výsledky
Měřitelné výsledky od prvního dne
Po nasadení systému sa každodenná prevádzka výrazne zjednodušila.
Zamestnanci sa prestali kúriť v administratíve a vrátili sa k práci s klientmi – a to sa okamžite prejavilo na rýchlosti a kvalite komunikácie so zákazníkmi.
„Napokon mám pocit, že mám firmu pod kontrolou. Systém robí to, čo predtým padlo na ľudí – a robí to lepšie."
0
prípadov prerezervovania
100 %
automatizácia dokumentov
6
modulov v jednom systéme
Bára Ondroušková
Obchodná riaditeľka
Radi vám pomôžeme
Začnite vlastnú implementáciu
Naplánujte si konzultáciu a zistite, ako môže AutoERP podporiť vašu prevádzku a riadenie procesov.
Pošleme vám cenník na e-mail
Alebo zavolajte: +420 772 727 746