Spravujte dátové schránky vo firme ako e-maily

Firemná komunikácia sa dnes odohráva nielen cez e-maily, ale aj cez dátové schránky. Zatiaľ čo e-mailová agenda je často dobre pokrytá nástrojmi typu ERP, práca s dátovými správami býva rozdrobená, viazaná na konkrétne osoby a ťažko dohľadateľná. Integrácia dátových schránok do ERP: Princíp a výhody

Modul Databox je koncipovaný ako rozšírenie ERP systému, ktoré zaisťuje obojsmernú komunikáciu s Informačným systémom dátových schránok (ISDS). Dátové správy sú do systému sťahované v pravidelných intervaloch a ďalej spracovávané podľa vopred definovaných pravidiel.

Prečo integrovať dátové schránky do ERP?

Modul Databox zaisťuje plne obojsmernú komunikáciu s Informačným systémom dátových schránok (ISDS). Správy sú do ERP sťahované v pravidelných intervaloch a spracovávané podľa preddefinovaných pravidiel. Výsledkom je jednotné prostredie, v ktorom môžu používatelia aj tímy:

• spravovať viac schránok súčasne,

• triediť, archivovať a filtrovať správy podľa vlastnej logiky,

• prideľovať zodpovednosti a sledovať stav spracovania,

• a zabezpečovať súlad s právnymi požiadavkami bez zbytočnej manuálnej práce.

Filtrovanie správ a smerovanie podľa adresátov

Popoužívateľ môže pri každom filtri určiť, na koho sa má vzťahovať. Ak nie je zadaný žiadny príjemca, filter sa uplatní globálne. Filtrovanie je možné vykonávať podľa:

• konkrétne dátové adresy naviazané na firmu,

• typu adresy (napr. iba dátové),

• alebo podľa ID odosielateľa s možnosťou využitia zástupných znakov (napr. hviezdičiek).

Pre skrátené alebo čiastočné ID je podporované zadanie 6–7 znakov, čo umožňuje vysokú flexibilitu v prípade opakujúcich sa vzorov.

Akcie pri spracovaní správ

Na správy je možné aplikovať definované akcie, ako napríklad:

• Ignorovať (nezaraďovať do ďalšieho workflow),

• Presunúť do špecifikovanej zložky (tzv. Databox folder, obdoba e-mailovej zložky).

Modul vychádza z logiky klasických e-mailových klientov, ale je upravený pre špecifické požiadavky dátových správ – vrátane prísnejšieho párovania na identitu odosielateľa.

Každý filter má nastaviteľnú prioritu. Akonáhle sa uplatní prvé relevantné pravidlo, ďalšie sa už na danú správu neaplikujú.

Práca s prijatými správami

Zobrazenie správ zodpovedá bežnej e-mailovej logike:

• Zobrazenie stavu vybavenia (čítané / nečítané / spracované),

• Telo správy (vo formáte PDF),

• Prílohy (viditeľné v náhľade aj hlavnom zobrazení),

• Informácie o odosielateľovi a príjemcovi (naviazané na dátové schránky).

Správy sú vždy viazané na konkrétny používateľský účet alebo tím, ktorému sú priradené v rámci ERP.

Používateľská logika a správanie systému

• Predvolená zložka: každý používateľ môže definovať, do ktorej zložky sa majú prichádzajúce správy automaticky ukladať.

• Náhľady správ: správy je možné otvoriť do náhľadu bez označenia ako prečítané (napr. pravým klikom).

• Kombinované zobrazenie: umožňuje rýchle prepínanie medzi správami bez automatickej zmeny stavu.

Ukladanie a ochrana dát

Na rozdiel od ISDS, kde sa správy mažú po 90 dňoch, systém uchováva všetky správy natrvalo. To zaisťuje:

• dlhodobú archiváciu bez príplatkov,

• prístup k histórii komunikácie naprieč tímami a agendami,

• lepšia auditovateľnosť a právna istota.

Správy sa sťahujú automaticky – v základnej verzii 1× denne, s možnosťou nastavenia kratšieho intervalu (v rámci limitov ISDS).

Modul Databox predstavuje efektívne a integrované riešenie pre správu dátových správ v rámci ERP systému. Umožňuje centralizovať agendu, ktorá bola doteraz často roztrieštená, a poskytuje nástroje na systematické, bezpečné a prehľadné spracovanie správ.