AutoERP tím · Redakčný tím
July 24, 20264 min
Výdavkový pokladničný doklad je účtovný doklad, ktorým firma alebo živnostník potvrdzuje výplatu hotovosti z pokladne. Vystavuje sa vždy v okamihu, keď peniaze fyzicky opúšťajú pokladňu, napríklad pri nákupe drobného tovaru, výplate preddavku zamestnancovi alebo úhrade dodávateľskej faktúry v hotovosti. Musí obsahovať dátum, sumu, dôvod výdavku, meno príjemcu a podpisy oboch strán. Bez neho pokladničná kniha nesedí a k transakcii chýba doklad.
Čo je výdavkový pokladničný doklad a kedy sa vystavuje?
Výdavkový pokladničný doklad (skratka VPD) je dôkaz o tom, že z firemnej alebo živnostenskej pokladne odišla konkrétna suma hotovosti a kam presne smerovala. Vystavuje sa vždy, keď dochádza k hotovostnej platbe von z pokladne, napríklad:
- nákup kancelárskych alebo prevádzkových potrieb za hotové,
- výplata preddavku na pracovnú cestu alebo nákup materiálu,
- úhrada faktúry dodávateľa v hotovosti,
- vrátenie preplatku alebo zálohy zákazníkovi,
- výber hotovosti majiteľom firmy na súkromné účely.
Doklad sa vystavuje v momente výplaty, nie dodatočne. Ak sa k výdavku viaže iný doklad, napríklad faktúra alebo paragón, prikladá sa k pokladničnému dokladu ako príloha.
Čo musí obsahovať výdavkový pokladničný doklad?
Aby bol doklad platný a účtovníctvo ho vedelo spracovať bez otázok, mal by obsahovať tieto náležitosti:
| Náležitosť | Popis |
|---|---|
| Označenie a číslo dokladu | Text "Výdavkový pokladničný doklad" a poradové číslo v číselnom rade pokladne |
| Dátum vystavenia | Deň, kedy bola hotovosť skutočne vyplatená |
| Suma | Vyplatená suma v eurách, ideálne číslom aj slovom |
| Účel výdavku | Za čo bola platba uskutočnená, napríklad nákup materiálu alebo preddavok na cestovné náklady |
| Údaje o firme/živnostníkovi | Názov a adresa subjektu, ktorý doklad vystavuje |
| Meno a podpis vystavovateľa | Osoba, ktorá doklad pripravila a hotovosť vyplatila |
| Meno a podpis príjemcu | Osoba, ktorá hotovosť prevzala, potvrdzuje prevzatie vlastným podpisom |
| Príloha | Faktúra, paragón alebo iný podkladový doklad, ak k výdavku existuje |
Pečiatka firmy nie je povinná náležitosť, ale v praxi sa oplatí, ak doklad putuje mimo firmy alebo ho archivujete pre externú kontrolu. Chýbajúci podpis príjemcu je najčastejší dôvod, prečo účtovník doklad vráti späť na doplnenie, preto sa oplatí naň nezabudnúť už pri vypĺňaní. Hotový vzor výdavkového pokladničného dokladu má všetky tieto polia už pripravené, takže stačí doplniť konkrétne údaje.
Aký je rozdiel oproti príjmovému pokladničnému dokladu?
Výdavkový a príjmový pokladničný doklad tvoria dvojicu, ktorá spolu zachytáva každý pohyb hotovosti. Výdavkový doklad potvrdzuje, že hotovosť z pokladne odišla, príjmový doklad naopak potvrdzuje, že hotovosť do pokladne pribudla, napríklad platba od zákazníka v hotovosti, vklad majiteľa alebo vrátenie preddavku, ktorý sa nevyčerpal. Náležitosti majú takmer identické, líši sa len smer pohybu peňazí a to, kto komu peniaze odovzdáva. Ak potrebujete aj druhú stranu evidencie, pripravený je aj vzor príjmového pokladničného dokladu.
V praxi sa oba typy dokladov číslujú v samostatných číselných radoch, aby sa dali jednoducho odlíšiť a spätne dohľadať. Bežne sa používa napríklad prefix "VPD" pre výdavkové a "PPD" pre príjmové doklady.
Ako viesť pokladničnú knihu s výdavkovými dokladmi?
Pokladničná kniha je súpis všetkých príjmových a výdavkových dokladov v chronologickom poradí, doplnený o priebežný zostatok hotovosti. Každý výdavkový doklad sa do nej zapíše so svojím číslom, dátumom, sumou a stručným popisom účelu. Po zápise výdavku sa zostatok v knihe zníži presne o vyplatenú sumu.
Aby kniha zostala spoľahlivá, oplatí sa dodržiavať niekoľko zásad:
- zapisovať doklady priebežne, nie spätne po týždňoch,
- dodržiavať súvislý číselný rad bez medzier a duplicít,
- pravidelne porovnávať zostatok v knihe s fyzickou hotovosťou v pokladni,
- archivovať doklady spolu s prílohami na jednom mieste, aby sa dali kedykoľvek dohľadať.
Ak sa zostatok v pokladničnej knihe nezhoduje s reálnou hotovosťou, najčastejšou príčinou býva chýbajúci alebo zle vyplnený doklad, prípadne preklep v sume. Preto sa vždy oplatí kontrolovať, či je suma na doklade uvedená rovnako číslom aj slovom.
Excel, Word, alebo elektronická evidencia?
Pre menší objem hotovostných transakcií si väčšina firiem a živnostníkov vystačí s hotovým vzorom v Exceli alebo Worde. Vzor v Exceli sa hodí, ak chcete mať sumy a zostatok pokladničnej knihy prepočítané automaticky pri každom novom zápise. Vzor vo Worde je zase praktickejší, ak doklad tlačíte a necháte podpísať ručne priamo na papieri.
Pri väčšom počte dokladov, viacerých pokladniach alebo viacerých ľuďoch, ktorí doklady vystavujú, sa ručné vedenie v tabuľke stáva náchylné na chyby, napríklad duplicitné čísla dokladov alebo zabudnuté zápisy. V takom prípade sa oplatí presunúť evidenciu do elektronického pokladničného systému, ktorý doklady čísluje automaticky a pokladničnú knihu vedie priebežne bez ručného prepočítavania.
Kde stiahnuť vzor výdavkového pokladničného dokladu?
Pripravený formulár nájdete na stránke s vzorom výdavkového pokladničného dokladu, kde je k dispozícii na stiahnutie vo formáte Excel aj Word. Stačí doplniť údaje o firme, vytlačiť alebo vyplniť elektronicky a nechať potvrdiť podpisom oboch strán. Ak popri výdavkoch evidujete aj hotovostné príjmy, poslúži aj samostatný vzor príjmového pokladničného dokladu, ktorý má rovnakú štruktúru len s opačným smerom pohybu peňazí.
