Inventúrny súpis: ako spraviť inventúru (vzor a postup)

Inventúrny súpis je dokument, ktorý zachytáva skutočne zistený (fyzický) stav zásob, tovaru alebo majetku k danému dátumu a porovnáva ho s evidovaným stavom v skladovej evidencii. Je hlavným výstupom inventúry, teda fyzickej kontroly skladu. Správny inventúrny súpis obsahuje názov a kód položky, mernú jednotku, evidovaný stav, skutočne zistený stav, rozdiel medzi nimi, dátum vykonania a meno zodpovednej osoby s podpisom. Nižšie nájdete postup krok za krokom aj odkaz na vzor na stiahnutie.

Čo je inventúrny súpis?

Inventúrny súpis je zoznam všetkých položiek na sklade alebo v prevádzke, ku ktorým sa priraďuje evidovaný stav (to, čo hovorí skladová evidencia) a skutočný stav (to, čo sa reálne napočíta pri fyzickej kontrole). Rozdiel medzi týmito dvoma číslami ukazuje prebytok alebo mankočíslo pri konkrétnej položke. Kým skladová karta sleduje pohyby jednej konkrétnej položky priebežne počas roka (príjmy, výdaje, aktuálny stav), inventúrny súpis je jednorazový prierezový záznam za celý sklad alebo jeho časť k danému dátumu.

V praxi ide o tabuľku alebo formulár, ktorý si firma pripraví buď ručne, v tabuľkovom procesore, alebo ho vygeneruje priamo zo skladového systému na základe aktuálnych skladových kariet.

Prečo je inventúra dôležitá?

Inventúra overuje, či sa evidovaný stav zásob zhoduje so skutočnosťou. Bez pravidelnej kontroly sa drobné rozdiely (chybne zapísaný príjem, prehliadnutý výdaj, poškodený alebo stratený tovar) hromadia a evidencia sa postupne vzďaľuje od reality. To má priamy dopad na presnosť účtovníctva, plánovanie nákupu aj na to, či firma vie spoľahlivo povedať, koľko tovaru má skutočne k dispozícii. Inventúra tiež odhalí neaktívne alebo pomaly sa obracajúce položky, prípadne rozdiely medzi jednotlivými skladmi či prevádzkami.

Ako prebieha inventúra krok za krokom?

Nasledujúci postup je bežná prax pri fyzickej inventúre zásob a dá sa použiť pri malom aj väčšom sklade.

1. Príprava. Určite termín inventúry, zodpovedné osoby (najlepšie v dvojiciach kvôli kontrole) a rozsah (celý sklad, konkrétny sklad, konkrétna kategória). Vytlačte alebo pripravte inventúrny súpis s evidovanými stavmi ku dňu inventúry.
2. Uzavretie pohybov. Pred začatím počítania zastavte príjmy a výdaje na sklade, aby sa evidovaný stav počas inventúry nemenil. Ak to nie je možné, presne si poznačte, ktoré pohyby ešte prebehli a k akému času.
3. Fyzické počítanie. Prejdite sklad položku po položke a zapíšte skutočne napočítané množstvo. Pri väčšom počte položiek je vhodné počítať v dvojiciach alebo dané položky prepočítať opakovane.
4. Zápis do súpisu. Ku každej položke zapíšte názov, mernú jednotku, evidovaný stav a skutočný stav.
5. Porovnanie a vyčíslenie rozdielov. Pri každej položke vypočítajte rozdiel (skutočný stav mínus evidovaný stav) a označte prebytky aj manká.
6. Vysvetlenie rozdielov. Pri väčších rozdieloch skúste dohľadať príčinu, napríklad chybný zápis, poškodenie tovaru alebo zámenu podobných položiek.
7. Uzavretie a podpis. Inventúrny súpis podpíšu osoby, ktoré inventúru vykonali, prípadne aj osoba zodpovedná za sklad. Súpis sa archivuje ako podklad pre ďalšie kroky (úprava evidencie, riešenie mánk a prebytkov).
8. Úprava evidencie. Na základe schváleného súpisu sa evidovaný stav upraví tak, aby zodpovedal skutočne zistenému stavu.

Ako má vyzerať inventúrny súpis (príklad)?

Nižšie je zjednodušený príklad, ako môže vyzerať riadok v inventúrnom súpise pri niekoľkých položkách.

Názov položky	Merná jednotka	Evidovaný stav	Skutočný stav	Rozdiel
Olejový filter OF-120	ks	45	43	-2
Motorový olej 5W-30	l	120	120	0
Brzdové doštičky BD-88	sada	18	21	+3
Stierač 60 cm	ks	32	30	-2

Ku každému riadku so záporným alebo kladným rozdielom by mala firma vedieť priradiť dôvod, prípadne aspoň poznámku, že dôvod sa nepodarilo zistiť. To uľahčuje ďalšiu prácu s dokladom aj prípadnú kontrolu.

Čo musí inventúrny súpis obsahovať?

• Názov a prípadne kód alebo skladové označenie položky
• Mernú jednotku (ks, l, kg, sada a podobne)
• Evidovaný stav ku dňu inventúry
• Skutočne zistený (napočítaný) stav
• Rozdiel medzi evidovaným a skutočným stavom
• Dátum a miesto vykonania inventúry
• Meno a podpis osoby, ktorá inventúru vykonala
• Poznámku k prípadnému rozdielu, ak je príčina známa

Podrobnejšiu evidenciu jednotlivých položiek, teda ich priebežné príjmy, výdaje a aktuálny stav mimo inventúry, si firmy zvyčajne vedú na skladovej karte. Inventúrny súpis potom slúži na to, aby sa raz za čas overilo, či sa údaje na skladových kartách zhodujú so skutočnosťou.

Aké chyby robia firmy pri inventúre?

• Inventúra bez prípravy. Chýbajúci vytlačený alebo pripravený súpis s evidovanými stavmi vedie k tomu, že sa zapisuje narýchlo a chybne.
• Počítanie počas bežného predaja a výdaja. Ak sa sklad počas inventúry naďalej pohybuje, evidovaný aj skutočný stav sa rozchádzajú z dôvodov, ktoré s reálnym mankom nemajú nič spoločné.
• Počítanie jednou osobou bez kontroly. Chyby pri počítaní sa ťažšie odhalia, ak výsledok neoveruje druhá osoba.
• Ručné papierové súpisy. Prepisovanie z papiera do tabuľky alebo systému je zdrojom preklepov a chýb v jednotkách či desatinných miestach.
• Chýbajúca zodpovedná osoba. Ak nie je jasné, kto za inventúru na danom úseku zodpovedá, ťažko sa neskôr dohľadáva príčina rozdielov.
• Nedokumentovanie rozdielov. Ak sa k prebytkom a mankám nezapíše aspoň stručná poznámka, pri ďalšej inventúre chýba kontext, prečo k rozdielu došlo.
• Zámena podobných položiek. Pri vizuálne podobnom tovare (rôzne varianty rovnakého dielu, rôzne balenia) dochádza k započítaniu pod nesprávnu položku.

Ako uľahčiť inventúru pomocou skladového systému?

Väčšina spomínaných chýb súvisí s tým, že evidencia a fyzická inventúra bežia oddelene, napríklad evidencia v jednom súbore a inventúra na papieri. Ak firma vedie skladové karty priebežne v skladovom systéme, vstupuje do inventúry s presným a aktuálnym evidovaným stavom ku dňu inventúry, nie s číslami, ktoré si niekto musí najprv dopočítať alebo skladať z viacerých zdrojov. To znižuje priestor pre chyby už pred samotným počítaním na sklade a zjednodušuje aj následné porovnanie s napočítaným skutočným stavom.

Kde nájsť vzor inventúrneho súpisu?

Ak si chcete inventúru zjednodušiť a nezačínať s prázdnou tabuľkou, pozrite si pripravený vzor inventúrneho súpisu, ktorý obsahuje všetky potrebné stĺpce a je pripravený na vyplnenie pri najbližšej fyzickej inventúre.