Jak vystavit fakturu 2026: Kompletní návod v 7 krocích pro OSVČ a firmy

Vystavit fakturu v České republice znamená dodržet 10 povinných náležitostí daňového dokladu dle § 29 zákona č. 235/2004 Sb. o DPH. Postup je v zásadě stejný pro plátce i neplátce DPH — liší se jen výpočtem daně a údaji o DPH. V tomto návodu projdeme 7 konkrétních kroků od identifikace dodavatele po elektronické odeslání a archivaci.

Stáhněte si vzor faktury 2026

Než začnete vyplňovat fakturu od nuly, doporučujeme stáhnout si vzor faktury v Excelu. Šablona obsahuje všechny povinné kolonky, předvyplněné sazby DPH a automatický výpočet základu daně, výše daně a celkové částky. Můžete ji použít okamžitě v Excelu, LibreOffice nebo Google Sheets.

Krok 1 — Identifikace dodavatele a odběratele

Uveďte přesné obchodní jméno (firma), sídlo (úplnou adresu), IČO a DIČ obou stran. Údaje musí odpovídat zápisu v obchodním rejstříku nebo živnostenském rejstříku.

• Plátce DPH uvádí DIČ ve tvaru CZ + IČO (právnické osoby) nebo CZ + rodné číslo (OSVČ).
• Neplátce DPH uvádí pouze IČO, DIČ nemá.
• U zahraničních odběratelů v EU uveďte jejich VAT ID a režim reverse-charge.

Údaj o zápisu v obchodním rejstříku (např. „Vedeno u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 12345") je doporučený, nikoli povinný.

Krok 2 — Číslování faktur

Evidenční číslo faktury musí tvořit souvislou číselnou řadu bez mezer. Doporučený formát:

• Roční číslování: 2026001, 2026002, 2026003 — restartuje se každý rok.
• Průběžné číslování: 0001, 0002, 0003 — bez restartu.
• Číslo obsahuje rok: 2026/0001, 2026/0002.

Mezery v číselné řadě (například chybějící faktura 2026005) musíte umět vysvětlit při kontrole z finančního úřadu — proto nikdy neházejte zrušené faktury, ale evidujte je jako stornované.

Krok 3 — Datum vystavení, DUZP a splatnosti

Faktura musí obsahovat tři klíčová data:

• Datum vystavení — den, kdy doklad fyzicky vystavujete.
• DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění) — den dodání zboží nebo poskytnutí služby dle § 21 zákona o DPH. DUZP je klíčové pro zařazení do období DPH.
• Datum splatnosti — termín, do kdy musí odběratel zaplatit. Standardně 14 nebo 30 dní od vystavení. U podnikatelských vztahů nesmí být dle § 1963 občanského zákoníku delší než 60 dní (pokud to není výslovně sjednáno). U veřejných zakázek max. 30 dní.

Daňový doklad musí být vystaven do 15 dnů od DUZP (§ 28 odst. 5 zákona o DPH).

Krok 4 — Předmět fakturace a rozpis položek

Každá položka musí obsahovat:

• Popis — srozumitelné označení zboží nebo služby (ne jen „služba" nebo „práce").
• Množství a měrná jednotka (ks, hod, m², kg).
• Jednotková cena bez DPH.
• Sazba DPH u plátců DPH.
• Celková cena za položku.

Pro správné zařazení sazby DPH ověřte aktuální přílohu zákona o DPH — některé položky byly v roce 2024 přesunuty mezi sazbami.

Krok 5 — Náležitosti DPH a výpočet daně

V České republice platí v roce 2026 dvě sazby DPH a jedna nulová:

Sazba	Položky
21 % (základní)	Většina zboží a služeb (elektronika, oblečení, automobily, IT služby, řemeslné práce).
12 % (snížená)	Potraviny, knihy, léky, ubytování, stravovací služby, vodné a stočné, MHD.
0 % (nulová)	Vybrané položky (audioknihy, vývoz mimo EU).

U plátce DPH musí faktura obsahovat: základ daně (cena bez DPH), sazbu DPH v %, výši daně a celkovou částku včetně DPH. Při reverse-charge (přenesené daňové povinnosti) uveďte text „daň odvede zákazník" a u zahraničních EU odběratelů „reverse charge".

Krok 6 — Platební údaje a QR kód

Pro hladký platební styk uveďte:

• Číslo bankovního účtu včetně kódu banky (např. 1234567890/0100) nebo IBAN pro mezinárodní platby.
• Variabilní symbol — typicky číslo faktury bez lomítek (slouží k automatickému spárování platby s fakturou).
• Konstantní symbol — nepovinné, ale pro úhradu faktur se obvykle uvádí 0308.
• Specifický symbol — nepovinné, používá se ojediněle pro segmentaci plateb.
• QR kód pro platbu (Czech QR Platba) — odběratel naskenuje a zaplatí v mobilním bankovnictví za pár sekund. Doporučujeme!

QR kód můžete vygenerovat zdarma na qr-platba.cz nebo automaticky v fakturačním systému AutoERP.

Krok 7 — Elektronické odeslání a archivace

Elektronická faktura (e-faktura) je dle § 26 odst. 3 zákona o DPH plně právně platná a rovnocenná papírové. Postup:

1. Uložte fakturu jako PDF (nikoli editovatelný formát jako Word nebo Excel — odběratel by mohl měnit obsah).
2. Pojmenujte soubor systematicky: FA-2026001-NazevOdberatele.pdf.
3. Odešlete e-mailem s předmětem obsahujícím číslo faktury.
4. Archivujte minimálně 10 let (lhůta dle § 35 zákona o DPH a § 31 zákona o účetnictví).
5. Pro firmy s datovou schránkou doporučujeme odesílat přes datovou schránku — máte automatický důkaz doručení.

Od roku 2026 se v EU postupně zavádí povinná elektronická fakturace (B2B e-invoicing dle ViDA — VAT in the Digital Age). V ČR se připravuje povinná struktura pro plátce DPH. Doporučujeme již nyní používat formát ISDOC (Information Service Document), který je v ČR de facto standardem pro elektronickou fakturaci.

Vystavujete více faktur měsíčně? Automatizujte

Pokud vystavujete více než 20 faktur měsíčně, ruční vyplňování v Excel šabloně přestává dávat smysl. Fakturační systém AutoERP automaticky:

• Generuje faktury z přijatých objednávek nebo dodacích listů jedním kliknutím.
• Hlídá souvislé číslování dokladů bez mezer.
• Páruje platby z bankovního výpisu s vystavenými fakturami.
• Posílá automatické upomínky neplatičům v přednastavených intervalech.
• Generuje QR kódy a vkládá je na PDF faktury.
• Spočítá DPH ve všech sazbách včetně reverse-charge a OSS.

Pro 10–50 faktur měsíčně ušetříte 4–10 hodin práce. Pro 100+ faktur měsíčně je automatizace nutnost — viz přehled fakturačního systému.

FAQ — vystavení faktury

Musí být faktura podepsaná?

Ne. Daňový doklad nemusí být dle § 29 zákona o DPH podepsán. Podpis je povinný pouze u některých dokumentů (smlouvy, plné moci) — faktura mezi ně nepatří.

Můžu vystavit fakturu bez DPH jako neplátce?

Ano. Pokud nejste plátce DPH (obrat pod 2 000 000 Kč za 12 po sobě jdoucích měsíců), vystavujete zjednodušený daňový doklad bez údajů o DPH. Místo „základ daně + DPH" uvádíte pouze celkovou částku.

Kdy musím vystavit fakturu?

Podle § 28 odst. 5 zákona o DPH do 15 dnů od DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění). U záloh do 15 dnů od přijetí platby.

Co je proforma faktura a kdy ji použít?

Proforma faktura je výzva k platbě před uskutečněním plnění. Není to daňový doklad, nelze z ní uplatnit odpočet DPH. Po přijetí platby vystavíte řádnou fakturu (daňový doklad). Detaily: vzor faktury vs. proforma.

Co dělat, když odběratel fakturu nezaplatí?

Postupujte v třech krocích: 1. přátelské připomenutí (3–7 dní po splatnosti), 2. formální výzva s úroky z prodlení dle § 1970 OZ (14–30 dní), 3. předžalobní výzva. Stáhněte si vzor upomínky nezaplacené faktury nebo automatizujte celý proces v AutoERP.

Jak dlouho musím faktury archivovat?

Daňové doklady minimálně 10 let dle § 35 zákona o DPH. Účetní záznamy 5 let dle § 31 zákona o účetnictví. Mzdové a personální dokumenty 30 let. Archivace v elektronické podobě je plně legální při zachování věrohodnosti původu, neporušenosti obsahu a čitelnosti.