Správa zmlúv s Contract Management systémom

Správa zmlúv je v mnohých firmách stále zložitým a často podceňovaným procesom. Dokumenty sú vedené v rôznych tabuľkách, ukladané na zdieľaných úložiskách alebo roztrieštené medzi niekoľko aplikácií. To vedie k nejasnostiam vo verziách zmlúv, zanedbávaným termínom, ručným zásahom a chýbajúcej automatizácii.

Preto vznikol modul Contract Management, ktorý umožňuje centralizovanú, prehľadnú a efektívnu správu zmluvných dokumentov priamo v rámci ERP systému. Vďaka prepojeniu na ďalšie firemné agendy umožňuje zjednotiť správu zmlúv s obchodnými, právnymi i administratívnymi procesmi.

Správa zmlúv v ERP systéme

Väčšina zmlúv vzniká ako súčasť obchodného procesu, ktorý je už evidovaný v ERP. Preto dáva zmysel, aby zmluvná dokumentácia bola prirodzenou súčasťou ERP systému. Prínosy tohto prístupu sú zrejmé:

• Všetka dokumentácia k obchodným vzťahom je na jednom mieste,

• zmluvy sú prepojené s obchodnými partnermi,

• možno ľahko sledovať históriu komunikácie, obchodných prípadov i zmluvných dodatkov,

• možnosť automatizácie procesov spojených s platnosťou zmlúv.

Vďaka tomu dochádza k úspore času, eliminácii chýb a vyššej právnej istote.

Od základnej evidencie k efektívnej správe zmlúv

Pôvodná myšlienka bola postaviť jednoduchú entitu v ERP systéme, ktorá by uchovávala základné údaje o zmluvách. Postupne sa však ukázalo, že aj táto oblasť vyžaduje prepracovanejšie riešenie, ktoré zvládne pokryť potreby väčšiny firiem:

• interné a externé číslovanie zmlúv (vrátane možnosti automatického číslovania aj importu z iných systémov),

• evidencia dátumu podpisu zmluvy,

• definovanie druhej zmluvnej strany priamo z ERP (organizácie, partneri, dcérske spoločnosti),

• lokácia dokumentu (archív, elektronické úložisko, fyzický originál),

• typ dokumentu (originál, výtlačok, elektronický dokument).

Kľúčové funkcie Contract Managementu

Aby bol ERP systém AutoERP skutočne praktickým nástrojom aj pre oblasť správy zmlúv, doplnili sme Contract Management modul o dôležitej funkcionality:

Prehľadné záložky

Pri každej zmluve je možné prikladať:

• skenované zmluvy a ich dodatky,

• e-maily, prílohy a súvisiace dokumenty,

• všetka súvisiaca komunikácia tak zostáva prehľadne k dispozícii.

Porovnávanie verzií dokumentov

Podobne ako pri faktúrach je možné medzi sebou porovnávať rôzne verzie dokumentov, čo umožňuje rýchlu identifikáciu rozdielov medzi pôvodnou verziou zmluvy a jej dodatkom či novelizáciou.

Upozornenia a alerty

Systém umožňuje nastaviť automatické upozornenia:

• na blížiaci sa koniec platnosti zmluvy,

• na potrebu predĺženia,

• prípadne na ďalšie významné zmluvné míľniky.

Vďaka tomu máte istotu, že na žiadnu dôležitú udalosť nezabudnete.

Rekurzívne väzby pre dodatky

Zmluvy je možné medzi sebou vzájomne prepájať. Hlavná zmluva tak môže mať evidované všetky svoje dodatky, ktoré sú prehľadne zviazané do jednej zmluvnej dokumentácie.

Stav schválenia a workflow

V prípade aktivácie schvaľovacieho modulu AutoERP je možné workflow prispôsobiť firemným procesom. Zmluvy tak môžu postupovať cez jednotlivé kroky:

• návrh,

• právnu revíziu,

• finančnú kontrolu,

• a finálne schválenie.

Modularita a flexibilita nasadenia

Veľkou výhodou Contract Management modulu v AutoERP je jeho plná modularita:

• nie je pevne viazaný na jadro systému,

• možno ho jednoducho nahrať do existujúcich aj nových inštalácií ERP,

• umožňuje prispôsobenie konkrétnym potrebám firmy.

Pri implementácii na nových projektoch je potrebné len zladiť názvy polí, pripraviť migráciu dát a prípadne upraviť schvaľovaciu logiku. Vďaka tomu je možné Contract Management využívať naprieč rôznymi implementáciami AutoERP, ale aj ako samostatné riešenie.