Multi-company CRM: prehľadná správa tímov a faktúr naprieč spoločnosťami
Ako energetická firma zjednotila správu 3 spoločností do jedného CRM - a eliminovala chyby vo faktúrach na nulu
0 %
chybovosť vo faktúrach
1
systém namiesto troch
100 %
automatizácia fakturácie
Důvěřují nám firmy napříč obory
Rastúca firma z oblasti fotovoltaiky narazila na strop svojho CRM. Tri spoločnosti pod jednou strechou, ale systém, ktorý zvládal iba jednu. Výsledok? Chaos vo faktúrach, nepriehľadné dáta a hodiny strávené manuálnou správou. AutoERP to zmenil jediným modulom - Multi-Company CRM, kde každá firma funguje samostatne, ale všetko beží pod jedným prihlásením.
Pozadie projektu
Jak to celé začalo
Majiteľ firmy podniká v oblasti inštalácií a servisu fotovoltaických elektrární (FVE). Jeho obchodný model zahŕňa viac prepojených spoločností, ktoré zdieľajú podobné procesy, ale majú odlišné účtovné údaje a tímy.
V CRM systéme spravovali klasický obchodný proces:
S rozvojom podnikania firma začala fungovať pod viacerými spoločnosťami. Majiteľ hľadal spôsob, ako zjednotiť správu viacerých spoločností bez toho, aby musel používať niekoľko oddelených systémov.
Výzva
Situace před implementací
Pôvodný CRM systém bol koncipovaný iba pre jednu firmu. Aj keď obsahoval funkciu tímov, tie neboli prepojené s fakturačnými údajmi ani s oprávneniami - a s každou novou spoločnosťou rástol chaos exponenciálne.
Výsledkom bola strata prehľadu, zvýšené riziko chýb vo fakturácii aj v obchodných procesoch a nutnosť zložitej manuálnej správy.
Bolo preto potrebné systém rozšíriť tak, aby každý tím fungoval ako samostatná firma – s vlastnými fakturačnými údajmi, oprávneniami a možnosťou prepínania medzi jednotlivými spoločnosťami.
Riešenie
Naše řešení na míru
Namiesto polovičatých riešení alebo prevádzkovania niekoľkých oddelených systémov sme vytvorili modul Multi-Company - elegantné rozšírenie, ktoré z bežného CRM urobilo plnohodnotnú multi-company platformu.
Modul Multi-Company
Vytvorili sme modul Multi-Company, ktorý rozširuje štandardné funkcie CRM systému a pridáva firemnú logiku do systému tímov. Každý tím teraz obsahuje voľbu Použiť ako spoločnosť. Po aktivácii sa zobrazia nové polia – názov spoločnosti, adresa, IČO, DIČ a fakturačné údaje. Tím sa týmto stáva samostatnou firmou, ktorej údaje sa automaticky prepisujú do všetkých relevantných záznamov.
Kľúčové funkcie systému
Vďaka modulu Multi-Company firma efektívne riadi viacero spoločností z jedného CRM prostredia, bez nutnosti prevádzkovať niekoľko samostatných systémov. Každá spoločnosť vystavuje faktúry s korektnými údajmi automaticky.
Detailné funkcie pod kapotou
Automatické fakturačné údaje
Systém automaticky prenáša fakturačné údaje z aktívneho tímu do všetkých novovytvorených faktúr a dokladov. Každá spoločnosť tak vystavuje vlastné faktúry s korektnými údajmi bez nutnosti ručného prepisovania.
Inteligentné priraďovanie záznamov
Každý záznam je priradený k tímu, ktorého údaje sa následne automaticky používajú pre faktúry a ďalšie dokumenty. Popoužívatelia si môžu nastaviť predvolený tím – nové záznamy sa priradia automaticky.
Prepínanie kontextu jedným klikom
V hornej časti systému sme pridali prepínač tímov. Popoužívateľ si zvolí tím, s ktorým chce pracovať, a celé CRM sa okamžite prispôsobia – zobrazí dáta konkrétnej spoločnosti.
Oprávnenie a rozšíriteľnosť
Oprávnenia a role
V rámci SPO rolí sme umožnili nastaviť, že používateľ môže čítať, upravovať, mazať alebo vytvárať záznamy iba v rámci svojho tímu. Zamestnanci jednotlivých firiem vidia len svoje záznamy a nemôžu zasahovať do údajov iných spoločností.
Plná integrácia s CRM
Modul je plne integrovaný s organizáciami, kontaktmi, obchodnými príležitosťami, ponukami a faktúrami. Fakturačné šablóny načítajú údaje z aktívneho tímu. Systém zvláda neobmedzený počet spoločností.
Technicky je riešenie postavené na princípe tímov doplnených o logiku pre automatické prenášanie údajov. Výsledkom je jednoduchý, ale veľmi efektívny multi-company režim – bez zásahov do jadra systému.
Výsledky
Měřitelné výsledky od prvního dne
Po nasadení nového modulu sa práca firmy zmenila zo dňa na deň. Žiadne školenia, žiadne zložité procesy - systém jednoducho funguje tak, ako má.
Popoužívatelia majú pocit, že systém myslí za nich – automaticky vypĺňa správne údaje, prideľuje faktúry správnym firmám a udržuje absolútny poriadok v dátach.
„Jedno CRM, viac firiem, a všetko beží hladko."
Konateľ spoločnosti (anonymizované na žiadosť klienta)
0 %
chybovosť vo faktúrach
1
systém namiesto troch
100 %
automatizácia fakturácie
Bára Ondroušková
Obchodná riaditeľka
Radi vám pomôžeme
Začnite vlastnú implementáciu
Naplánujte si konzultáciu a zistite, ako môže AutoERP podporiť vašu prevádzku a riadenie procesov.
Pošleme vám cenník na e-mail
Alebo zavolajte: +420 772 727 746