ERP pre projekčnú a realizačnú firmu v energetike: zákazky, dokumenty a fakturácia na jednom mieste
Ako sme firme z energetiky prepojili zákazky, dokumentáciu a fakturáciu do jedného ERP a čo nás zavádzanie naučilo
5 015
spracovaných dátových správ z archívu
9 225
dokumentov sprístupnených pri správach
1 systém
pre zákazky, dokumenty a fakturáciu
Dôverujú nám firmy naprieč odvetviami
Projekčná a realizačná firma z oblasti energetiky riadila zákazky, montáže a servis naprieč tabuľkami, e-mailom, sieťovými priečinkami, papierovými formulármi a dvoma fakturačnými nástrojmi. AutoERP sme upravili tak, aby zákazky, dokumentácia, vydané aj prijaté faktúry a prenos do účtovníctva bežali v jednom systéme. Systém je v ostrej prevádzke a pri zavádzaní sme si overili, že technická dodávka, ostrá prevádzka a prevzatie sú tri rôzne míľniky.
Pozadie projektu
Ako sa to celé začalo
Firma projektuje a realizuje stavby v oblasti energetiky a zabezpečuje k nim montáže a servis. Každá zákazka so sebou nesie projektovú dokumentáciu, fotografie, protokoly, objednávky, faktúry a korešpondenciu vrátane dátových správ.
Prevádzka bola rozdelená medzi tabuľky, e-mail, lokálne a sieťové priečinky, papierové formuláre a účtovný systém MRP. Časť fakturácie navyše prebiehala v samostatnom fakturačnom nástroji. Informácie a dokumenty k jednej zákazke sa tak dohľadávali na viacerých miestach.
Projekt sme začali v máji 2025 analýzou skutočných procesov firmy. Na nej stavalo zadanie, ktoré pokrylo zákazky, dokumenty, fakturáciu aj napojenie na účtovníctvo.
Cieľom bolo sústrediť evidenciu zákazníkov a zákaziek, dokumentáciu, úlohy, objednávky, prijaté a vydané faktúry a servisné informácie do jedného systému.
Výzva
Situácia pred implementáciou
Firma potrebovala jedno miesto, kde bude pri každej zákazke vidieť zákazník, stav, dokumentácia aj fakturácia, a zároveň zachovať účtovníctvo v systéme MRP.
Dohľadanie podkladov k jednej zákazke znamenalo prejsť niekoľko úložísk a fakturácia vyžadovala opakovanú ručnú prácu.
Nešlo o nasadenie hotovej šablóny. Systém bolo potrebné upraviť podľa toho, ako firma skutočne pracuje so zákazkami, dokumentmi a dokladmi.
Riešenie
Naše riešenie na mieru
AutoERP sme upravili do jedného systému pre zákazky, dokumenty a fakturáciu a napojili ho na účtovníctvo.
Jednotná karta zákazky
Každá zákazka má v systéme zákazníka, stav, plánovanie a naviazané doklady. Na karte zákazky sú dohľadateľné úlohy, objednávky aj faktúry.
Centrálna dokumentácia a dátové správy
Projektová dokumentácia, fotografie, protokoly a súvisiace e-maily sa ukladajú priamo k zákazke. Archív dátových správ (.zfo) sme hromadne spracovali: 5 015 správ a 9 225 vložených dokumentov je dostupných priamo v systéme.
Vydané, prijaté a opakované faktúry
Vydané aj prijaté faktúry sa párujú k zákazkám. Prijaté faktúry vyťažuje AI, pravidelné faktúry systém vystavuje automaticky podľa nastaveného mesačného cyklu.
Prenos do účtovníctva MRP
Faktúry sa do účtovného systému MRP prenášajú podľa dátumu zdaniteľného plnenia. Opravu výpočtu pri vyťažených faktúrach sme overili až na výstupe ISDOC, ktorý preberá účtovníctvo.
Implementácia
Ako projekt prebiehal
Zavádzanie prebiehalo postupne a najviac práce si vyžiadali nadväzujúce procesy, teda účtovníctvo, vyťažovanie dokladov a historické dáta.
Analýza a zadanie
Od mája 2025 sme mapovali, kde firma vedie zákazky, dokumenty a doklady. Z analýzy vzniklo zadanie pre zákazky, dokumentáciu, fakturáciu a napojenie na účtovníctvo.
Ostrá prevádzka
V lete 2026 prešla firma do ostrej prevádzky. Od 1. 7. 2026 beží prenos faktúr do účtovníctva podľa nastavených pravidiel.
Opakovaná fakturácia
Pre pravidelných zákazníkov sme pripravili automatické faktúry s mesačným cyklom a firme odovzdali návod, ako ďalšie nastaviť sama.
Stabilizácia a historické dáta
Po spustení sme opravovali chyby, ktoré ukázala reálna prevádzka: výpočet pri vyťažených faktúrach, výkazy a prílohy archívnych dátových správ. Na spracovaní ďalších požiadaviek sa pracuje ďalej.
Výsledky
Merateľné výsledky od prvého dňa
Zákazky, dokumenty a fakturácia firmy bežia v jednom systéme v ostrej prevádzke.
Dokumenty, ktoré firma predtým hľadala v archíve dátových správ a v priečinkoch, sú dostupné priamo pri zákazke.
5 015
spracovaných dátových správ z archívu
9 225
dokumentov sprístupnených pri správach
1 systém
pre zákazky, dokumenty a fakturáciu
Bára Ondroušková
Obchodná riaditeľka
Radi vám pomôžeme
Začnite vlastnú implementáciu
Naplánujte si konzultáciu a zistite, ako môže AutoERP podporiť vašu prevádzku a riadenie procesov.
Pošleme vám ceník a ozveme se
Nebo zavolejte: +420 772 727 746