Accounting & Product-base

Accounting & Product-base predstavuje nový prístup k firemnému účtovníctvu – založený na prepojení finančných operácií s riadením produktov, projektov a zásob. Tento model odráža realitu dnešných firiem, kde účtovníctvo nie je len o zaúčtovaní dokladov, ale o riadení cash flow, plánovaní investícií a rozhodovaní na základe aktuálnych dát.

Automatické párovanie platieb a generovanie dokladov

"Accounting a banking spolu súvisia – systém dokáže párovať platby sám. Nemusíte klikať na zálohy alebo platby ručne, systém to prepojí automaticky."

Jedným z najväčších skokov v digitalizácii účtovníctva je schopnosť systému samostatne vyhľadávať a párovať bankové transakcie so zodpovedajúcimi faktúrami. Popoužívateľ iba skontroluje výsledok. Systém dokáže:

• zaznamenať dátum prijatej platby a priradiť ho k príslušnému dokladu,
• vytvoriť zodpovedajúcu účtovnú zápisnicu bez ručného zásahu,
• vygenerovať daňový doklad k prijatej platbe, ak je to potrebné.

Napríklad: zákazník pošle zálohu 1 210 000 Sk → systém túto platbu automaticky spáruje so zálohovou faktúrou, vystaví doklad o prijatej platbe a vytvorí daňový doklad. Bez jediného kliknutia.

Prepojenie viacerých záloh s finálnou faktúrou

"V stavebníctve je bežné vystaviť niekoľko zálohových faktúr, ale len jednu finálnu. Tá sa spätne prepojí so všetkými predchádzajúcimi."

V mnohých odvetviach (napr. stavebníctvo, zákazková výroba, IT služby) sú zálohové faktúry bežnou súčasťou fakturačného cyklu. Finálna faktúra musí spätne reflektovať už prijaté platby. Systém umožňuje:

• prepojiť neobmedzený počet zálohových faktúr s jednou finálnou,
• automaticky načítať a odpočítať príslušné čiastky,
• preniesť všetky súvisiace informácie (napr. sadzby DPH, položky),
• vytvárať prehľadný doklad s väzbou na všetky predchádzajúce dokumenty.

Vďaka tomu odpadá ručné párovanie a výpočty, celý proces je rýchly a konzistentný.

Tvorba a riadenie opravných daňových dokladov

"Keď je faktúra vystavená chybne, používateľ môže kliknúť na ,vytvoriť opravný daňový doklad' a systém prenesie všetky dáta automaticky."

Chybne vystavené faktúry sú v praxi častým javom – chyba v čiastke, nesprávne DPH alebo neúplné údaje. ERP systém umožňuje okamžite reagovať:

• opraviť chybnú faktúru bez ručného kopírovania,
• vygenerovať opravný daňový doklad so zápornými položkami,
• automaticky preniesť údaje ako dátum zdaniteľného plnenia, konštantné symboly a pod.,
• požaduje uvedenie dôvodu opravy (napr. "chybná faktúra zaslaná zákazníkovi").

Takýto doklad je pripravený na účtovné aj daňové účely, bez chýb av súlade s legislatívou.

Práca s prijatými faktúrami a kontrola údajov

"Prijaté faktúry kopírujú to, čo dorazilo. Systém má predvolené šablóny a podľa potreby prispôsobujeme políčka."

Na strane prijatých dokladov systém umožňuje:

• zobraziť detailný prehľad položiek vrátane príloh (napr. zmlúv, rozpočtov),
• evidovať odpočty záloh (voliteľne podľa firemných potrieb),
• využiť validáciu údajov – kontrola IČ DPH, IČO, splatností a súhrnov,
• porovnávať údaje medzi PDF prílohou a systémovými dátami (tzv. porovnávací režim).

V prípade rozdielov systém upozorní používateľa a umožní rýchlu nápravu.

Vyťažovanie údajov z dokumentov

"Systém bude vedieť automaticky vyťažovať položky z príloh a zvýrazniť, čo nesedí."

Modul na vyťažovanie dokladov na základe AI:

• prečíta PDF alebo sken faktúry,
• identifikuje kľúčové údaje (sumy, dodávateľa, položky),
• zvýrazní nezrovnalosti voči údajom v systéme,
• umožní používateľmi rýchlu úpravu, prípadne potvrdenie vyťažených dát.

Táto funkcia výrazne skracuje čas potrebný na zaúčtovanie prijatých faktúr a minimalizuje riziko ľudskej chyby.

Príjmové a výdavkové doklady: mimo fakturačného toku

"Výdajový doklad znamená, že nám niečo odchádza z pokladne, príjmový že sme prijali peniaze mimo faktúry."

Systém umožňuje:

• vystavovať príjmové doklady (napr. hotovostné platby, prijaté zálohy bez faktúry),
• vystavovať výdavkové doklady (napr. výplaty, pokladničné výdavky),
• voliť, či sa majú párovať s pokladničnou knihou alebo fungovať samostatne,
• všetko evidovať vo väzbe na účtovníctvo aj daňový systém.

Vďaka tomu sú pokryté aj neštandardné scenáre mimo fakturačných proces – napr. príjmy a výdavky spojené s prevádzkovými zálohami, vratkami, alebo hotovostnými operáciami.

Prehľad prínosov ERP systému v účtovníctve

Funkcia	Čo systém rieši	Výsledok pre firmu
Automatické párovanie platieb	Priradenie platieb k faktúram, zálohám	Úspora času, zníženie chýb
Prepojenie záloh a faktúr	Napojenie viacerých záloh na jednu finálnu faktúru	Prehľadné cash flow, bez ručnej práce
Opravné daňové doklady	Generovanie opravných dokladov z faktúr	Legislatívne správna dokumentácia, audit ready
Práca s prijatými faktúrami	Validácia údajov, porovnanie s PDF prílohami	Kontrola správnosti, rýchlejšie spracovanie
Vyťažovanie dokumentov pomocou AI	Automatické načítanie údajov z faktúr	Rýchlosť, menej prepisovania, vyššia presnosť
Príjmové a výdavkové doklady	Evidencia mimo fakturačného toku	Kompletný prehľad financií, bez bielych miest