ERP systém pre elektronické výkazy práce a interný sklad
Ako sme pre lesnícku spoločnosť prepojili evidenciu práce, zamestnancov a vybavenia do jedného systému
2
prepojené oblasti: výkazy práce + interný sklad
1 systém
pre evidenciu práce aj vybavenia
4 fázy
od analýzy cez testovanie až po odovzdanie
Dôverujú nám firmy naprieč odvetviami
Zahraničná spoločnosť pôsobiaca v lesníctve potrebovala previesť každodennú evidenciu práce a interného vybavenia do jedného prehľadného systému. AutoERP sme upravili tak, aby zamestnanci mohli elektronicky vykazovať svoju prácu a firma zároveň evidovala vybavenie, jeho výdaj konkrétnym pracovníkom aj jednotlivé skladové pohyby. Dôležité nebolo iba vytvoriť požadované funkcie, ale predovšetkým prispôsobiť systém skutočnému spôsobu práce ľudí v prevádzke.
Pozadie projektu
Ako sa to celé začalo
Klient prišiel s konkrétnou predstavou elektronizácie dvoch dôležitých prevádzkových oblastí — výkazov práce a interného skladu.
Východiskom bola prvotná špecifikácia, vzorové tabuľky a reálne podklady, s ktorými firma pracovala pri evidencii zamestnancov, vykonanej práce, vybavenia a jeho výdaja.
V priebehu analýzy sme spoločne jednotlivé procesy spresňovali. Ukázalo sa napríklad, že nestačí iba previesť existujúce tabuľky do ERP. Bolo potrebné upraviť spôsob práce v systéme tak, aby používatelia nemuseli pri bežnej činnosti zbytočne prechádzať medzi niekoľkými obrazovkami a evidenciami.
Súčasťou riešenia preto boli aj importy existujúcich dát, špecifické personálne polia a úpravy používateľského workflow podľa reálnej prevádzky spoločnosti.
Výzva
Situácia pred implementáciou
Firma potrebovala vytvoriť jednotné miesto, v ktorom bude možné sledovať nielen samotnú prácu zamestnancov, ale aj vybavenie, ktoré pri práci používajú. Jednotlivé oblasti pritom nebolo možné riešiť oddelene.
Ďalšou výzvou bolo prispôsobiť implementáciu skutočnému fungovaniu firmy. Klient systém priebežne testoval a na základe reálnej práce vznikali ďalšie drobné úpravy a zjednodušenia.
Nešlo teda o nasadenie hotovej šablóny, ale o postupné prispôsobovanie AutoERP konkrétnym pracovným procesom.
Riešenie
Naše riešenie na mieru
Navrhli sme riešenie postavené na dvoch vzájomne prepojených častiach — elektronických výkazoch práce a internom skladovom hospodárstve.
Elektronické výkazy práce
Prvá časť systému umožňuje elektronicky evidovať prácu zamestnancov a zjednotiť prevádzkové dáta na jednom mieste. Formuláre a spôsob práce sme upravovali podľa skutočných potrieb používateľov tak, aby zadávanie údajov bolo čo najjednoduchšie a pracovník pri bežnom používaní systému nemusel prechádzať zbytočne zložitou štruktúrou ERP. Dôraz sme kládli predovšetkým na rýchlosť zadávania a jednoduché používateľské prostredie.
Interný sklad a evidencia vybavenia
Druhou kľúčovou časťou projektu je interný sklad. Systém umožňuje evidovať vybavenie a skladové položky, ich pohyby a predovšetkým ich priradenie konkrétnym pracovníkom. Firma tak získava prehľad nielen o tom, aké vybavenie vlastní, ale aj komu bolo vydané a kde sa aktuálne nachádza. Evidencia skladu sa tak prirodzene prepája s evidenciou zamestnancov a ich práce.
Systém prispôsobený skutočnej prevádzke
Veľkú časť implementácie tvorilo postupné testovanie systému priamo s klientom. Po dodaní jednotlivých častí sme zapracovávali pripomienky z reálneho používania, dopĺňali potrebné dáta a upravovali jednotlivé kroky tak, aby zodpovedali skutočnej prevádzke spoločnosti. Funkcie boli klientovi odovzdávané postupne po internom overení a zvláštnu pozornosť sme venovali najmä skladovej časti a nadväznosti jednotlivých procesov. Výsledkom nie je univerzálna ERP šablóna, ale AutoERP prispôsobené konkrétnemu spôsobu práce spoločnosti.
Implementácia
Ako projekt prebiehal
Analýza skutočných podkladov
Projekt začal nad reálnymi dokumentmi, tabuľkami a dátami používanými zákazníkom. Vďaka tomu sme mohli systém navrhovať podľa skutočnej prevádzky, nielen podľa všeobecného zadania.
Postupné úpravy systému
Na základe analýzy vznikli elektronické výkazy práce, evidencia zamestnancov a skladové procesy. Jednotlivé obrazovky a workflow sme postupne zjednodušovali.
Klientské testovanie
Hotové časti systému boli odovzdávané klientovi na overenie. Pripomienky z testovania sme následne zapracovávali do ďalších verzií.
Odovzdanie systému
Po dokončení implementácie bol systém odovzdaný klientovi na finálne overenie a akceptáciu pred prechodom do plnej produkčnej prevádzky.
Výsledky
Merateľné výsledky od prvého dňa
Implementáciou AutoERP vzniklo riešenie, ktoré spája dve prevádzkovo úzko prepojené oblasti do jedného prostredia. Firma má pripravený systém na elektronické vykazovanie práce a zároveň na správu interného skladu a vybavenia pracovníkov.
Každá firma pracuje trochu inak — a práve pri prevádzkových systémoch sa rozdiely prejavia najviac. Tento projekt ukázal, že úspešná implementácia ERP nie je iba o zozname požadovaných funkcií. Rovnako dôležité je testovať systém nad reálnymi dátami, sledovať spôsob práce používateľov a postupne zjednodušovať celý proces. AutoERP vďaka tomu dokáže pokryť nielen klasické obchodné alebo ekonomické procesy, ale aj veľmi špecifické prevádzkové scenáre jednotlivých firiem.
2
prepojené oblasti: výkazy práce + interný sklad
1 systém
pre evidenciu práce aj vybavenia
4 fázy
od analýzy cez testovanie až po odovzdanie
Bára Ondroušková
Obchodná riaditeľka
Radi vám pomôžeme
Začnite vlastnú implementáciu
Naplánujte si konzultáciu a zistite, ako môže AutoERP podporiť vašu prevádzku a riadenie procesov.
Pošleme vám ceník a ozveme se
Nebo zavolejte: +420 772 727 746